Pickware AI Agents: Prüfungen und Berichte laufen im Hintergrund

Pickware hat seine Warenwirtschaft um eine künstliche Intelligenz erweitert. Pickware AI ist fest in das ERP und WMS für Shopware und Shopify eingebaut und arbeitet mit den Daten, die dort ohnehin liegen: Bestellungen, Bestände, Lagerplätze, Lieferanten, Kunden und Umsätze. Zur Einordnung: Ein ERP (Enterprise Resource Planning) ist die Software für die Warenwirtschaft, also für Bestellungen, Bestände und Einkauf. Ein WMS (Warehouse Management System) steuert die Abläufe im Lager.

Pickware nennt drei Wege, diese KI zu nutzen: den AI Chat in der Administration, einen MCP-Server, über den sich zum Beispiel Claude oder ChatGPT mit den Pickware-Daten verbinden lassen, und die AI Agents, die im Hintergrund laufen. Um die Agents geht es in diesem Beitrag. Sie sind der jüngste der drei Bausteine.

Der AI Chat: Fragen in eigenen Worten

Im AI Chat fragen Sie Pickware direkt im ERP, so wie Sie einen Kollegen fragen würden. Wie viele Bestellungen sind offen, wie verändert sich die Marge, wenn ein Lieferant die Einkaufspreise erhöht, welche Kunden haben überfällige Rechnungen. Die Antwort kommt aus den Shop-Daten, ohne dass vorher etwas exportiert oder in einer Tabelle zusammengerechnet werden muss. Auch Aufgaben wie eine Retoure, ein Umtausch oder ein Mahnlauf lassen sich im Chat anstoßen. Schreibende Aktionen dieser Art sind ab dem Advanced-Plan enthalten.

Was sind Pickware AI Agents?

Der Chat reagiert, wenn Sie ihn ansprechen. Ein Agent arbeitet dagegen von allein. Er startet nach einem Zeitplan oder bei einem Ereignis im Shop, prüft die Daten und legt das Ergebnis als Nachricht in einer Inbox ab, einem gemeinsamen Nachrichteneingang in der Administration. Damit eignen sich Agenten für Prüfungen und Berichte, die immer wieder anfallen, etwa ein tägliches Lagerbriefing oder eine Kontrolle der Stammdaten.

Ein Lauf kann je nach Aufgabe und Datenmenge 20 Minuten und länger dauern. Der Zeitplan sollte deshalb so liegen, dass das Ergebnis vor Arbeitsbeginn in der Inbox ist.

So legen Sie einen Agenten an

Einen Agenten erstellen Sie im Chat. Sie beschreiben in eigenen Worten, was er übernehmen soll, zum Beispiel: jeden Werktag um 6:30 Uhr prüfen, welche Artikel überverkauft sind, und nur dann eine Nachricht schicken, wenn es solche Artikel gibt. Fehlt eine wichtige Angabe, fragt der Chat nach. Den Entwurf zeigt er als Karte „Agentendefinition" mit Aufgabe, Auslöser und Einstellungen, die Sie bestätigen oder im Chat ändern. Wer nicht bei null anfangen will, startet mit einer Vorlage wie dem KI-Lagerleiter. Die Agenten finden Sie in der Administration im Menü unter „Agenten".

Ganz wichtig: Ein Agent kann während eines Laufs nicht nachfragen. Alles, was er braucht, gehört in die Aufgabe, also welche Daten er prüfen soll und ab welchem Wert etwas als auffällig gilt.

Wann ein Agent startet

• Zeitplan: zum Beispiel täglich um 7 Uhr oder jeden Montag.

• Ereignis im Shop: etwa wenn ein Wareneingang abgeschlossen oder eine Bestellung versendet wird. Welche Ereignisse zur Verfügung stehen, hängt von den installierten Erweiterungen ab.

• Von Hand: über „Ausführen" auf der Detailseite starten Sie sofort einen Lauf.

Einen Auslöser der Art „ein Grenzwert ist unterschritten" gibt es nicht. Solche Fälle lösen Sie mit einem Zeitplan und einer Prüfung in der Aufgabe, zum Beispiel jeden Morgen prüfen, ob ein Produkt unter 20 % Marge liegt.

1. Auslöser: Zeitplan, Ereignis im Shop oder Start von Hand

2. Prüfung: Der Agent wertet die Daten nach den Grenzwerten aus seiner Aufgabe aus

3. Inbox: Das Ergebnis liegt als Nachricht im gemeinsamen Eingang

4. Entscheidung: Sie prüfen den Vorschlag und setzen ihn um. Der Agent selbst ändert keine Daten.

Worauf Sie achten sollten

Ein Agent ändert bei seinen Läufen keine Daten. Er wertet aus und schlägt vor, die Umsetzung bleibt bei Ihnen, in der Administration oder im Chat zu der jeweiligen Nachricht. E-Mails an Kunden oder Lieferanten verschickt er nicht, einen Textvorschlag dafür kann er aber vorbereiten.

Weil ein Agent auf einem KI-Sprachmodell basiert, können zwei Läufe derselben Aufgabe unterschiedlich ausfallen und Zahlen ungenau sein. Kritische Werte sollten Sie deshalb in der Administration prüfen, bevor Sie danach handeln. Grenzwerte geben Sie konkret vor: „unter 25 % Marge" ist brauchbar, „zu geringe Marge" ist es nicht.

Verfügbarkeit in den Plänen

Bis zum 31.12.2026 lassen sich Agenten in allen Pickware-Plänen und in der Testphase nutzen. Danach sind sie ab dem Advanced-Plan enthalten, den vollen Funktionsumfang gibt es ab dem Professional-Plan.

Unsere Empfehlung:

Bis Jahresende kostet das Ausprobieren nichts extra. Wir würden mit einem einzigen Agenten anfangen, der einen Bericht liefert, den heute jemand von Hand zusammenstellt, und die ersten Ergebnisse eine Woche lang gegen die Zahlen in der Administration halten. Erst wenn die Nachrichten verlässlich sind, lohnt sich der nächste Agent.

Pickware verbindet mit dem Plugin „Pickware ERP, WMS und POS" Warenwirtschaft, Lagerlogistik und Kassensystem in einer Shopware-Installation. Bei der Einführung begleiten wir Sie mit unserer Pickware Beratung und Planung, von der Prozessanalyse bis zur Schulung Ihres Teams.